Важно проводить анализ бюджетных расходов на каждом этапе проекта для того, чтобы понимать, на каких этапах проекта ожидаются большие затраты, и принимать своевременно решения о перераспределении финансовых ресурсов для уменьшения риска превышения бюджета.
Фазы проекта и их расходы:
- Инициация проекта — на данном этапе расходы связаны с изучением рынка, определением бизнес-целей, проведением предварительной оценки проекта. Обычно затраты на данном этапе составляют 10-15% от всего бюджета.
- Планирование проекта — расходы связаны с разработкой детального плана проекта, составлением списка работ и ресурсов для их выполнения. Затраты на этом этапе составляют около 25% от всего бюджета.
- Выполнение проекта — на этом этапе расходы связаны с выполнением работ по проекту, управлением рисками и качеством работ. Обычно затраты на этом этапе составляют 50-60% от всего бюджета.
- Завершение проекта — включает в себя проверку, тестирование и сдачу проекта, а также закрытие всех контрактов, проведение анализа проекта. Расходы на завершающий этап проекта составляют около 10-15% от всего бюджета.
Мониторинг бюджетных расходов:
Для того, чтобы тщательно отслеживать бюджетный план, необходимо учитывать все затраты, которые тратятся на каждый этап проекта. Также важно своевременно выявлять изменения в состоянии проекта и принимать меры по управлению проектом в соответствии с новым бюджетным планом. Это достигается путем использования различных подходов к мониторингу затрат, которые могут варьироваться в зависимости от характера проекта.
Контроль бюджета проекта:
- Дневной контроль расходов. Проверка трат каждый день, чтобы убедиться, что они соответствуют плану.
- Еженедельный контроль расходов. Сравнение фактических расходов с планом и установление причин, по которым произошли отклонения.
- Контроль расходов по статьям бюджета. Разбивка всего бюджета на статьи, каждую из которых можно контролировать отдельно для более точного анализа.
